展览会筹办的组织机构及其管理与接待

　　展览会筹办的组织机构

　　一般而言，展览会的筹办，苜先要成立筹备展览会的领导队伍，即组建筹展的组织机构，并规定其各自的职能。组织管理对展览成功起着很关键的作用。一个展览项目有主办单位、协办单位和承办单位以及展览公司。主办单位一般不参与展览实务；承办单位是展览实施者，对展览的各项事务都负有主要责任。其中，展览组委会要负责展览原则和方针的制定。展览办公室要负责申请和办理开展的各项手续及负责展览的日程安排，并进行宣传、邀请、打印发放文件信函等工作。展览事务各部门一般有各自的职能，如，财务部负责管理展览的来往账目、钱款的收入和支出；总务部是后勤内务的保障，负责物的采购、储存、运输等；设计部负责总体设计、各单项设计、展览形象设计、宣传品设计等；文字部负责编撰总脚本、细目脚本、版面说明文字、大标题、小标题、照片文字、表文字等；工程部负责按设计要求进行空间场景、展具、照明、文字、片、装饰物、标志等的施工；规划部负责规划调整、人力物力调配等，展品部负责展品的征集、防火、维护秩序、票证管理等；接待部负责安排参展商的吃、住、行及参观票券的发放和迎送接待特殊的参观者。

　　展览会的组织筹办机构不是固定不变的，也并非绝对的分工明确，而是相互交织，互为一体。机的设置应根据展览项目的规模来定。大型展览会分设机可细致周全，小型展览会组织机可员压缩，但功能不可少。有些机在展览会的不同时期可转化、合并、分设和重组。筹展机的组成和功能是以展览会能否有序、按时、高效为原则，各机的设立和功能职责变化应以此为基点。

　　管理与接待

　　展览正式开幕后，在展出期间，还必须做好以下工作：

　　（1）接待工作，在展览馆一般设有专门的接待室，可有计划地接待观众，进行有组织的集体参观。商业展览会在开展期要进行洽谈、交易工作，应设有接待洽谈空间或咨询处。接待工作还包括对观众发放宣传材料、纪念品、介绍展品和企业的情况，回答观众出的间题等。

　　（2）修理、清洁工作，展示过程中，常常会出现一些意外的情况，如机故障、电力故障等事故，须及时处理，以確保良好的展示效果。

　　（3）安全保卫工作，展示活动往往是在人群簇拥、展品向观众敞开的环境中进行。对于贵重的小展品，必须设专人看管，以免展品的损坏或丢失。同时，还必须注意防火、防爆等事故，确保观众安全。

　　（4）撤展、善后工作，这项工作要有序地进行。应小心收放展品，免损坏；展品要按原清单查收入库，防止丢失；对于展具的拆撤，应注意拆装有序、按类收存，以方便以后再用。

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